Comment choisir un outil de communication interne en entreprise ?

La réussite d’une entreprise est étroitement liée à la coopération existant entre les employés. En effet, pour aboutir à de meilleurs résultats, il est primordial que règne au sein de l’équipe de travail une communication de qualité.

Autrement dit, la prospérité d’une société repose sur des échanges transverses et le partage des informations à temps réel. Mais pour de nombreux chefs d’entreprise, parvenir à mettre en place un tel système de communication n’est pas évident. En lisant cet article, vous découvrirez comment choisir un outil de communication efficace à l’interne.  

Identifier les besoins


Il est fondamental que l’outil choisi puisse apporter une entière satisfaction aux attentes des collaborateurs. Pour cela, le premier critère de choix du logiciel de communication doit être orienté sur les besoins internes. Alors, pour vous assurer que tous les problèmes seront bien pris en compte, faites un sondage auprès de vos collaborateurs.

De façon concrète, cette démarche vous permettra d’identifier les utilisateurs fondamentaux de l’outil. Autrement dit, vous serez à même de définir le nombre de personnes qui seront enregistrées sur la plateforme.

Ensuite, il faudra définir le support et le mode d’emploi du logiciel. Selon les différentes activités menées, vous devriez donc choisir entre un usage de bureau, un outil de télétravail, ou encore un logiciel destiné à un travail de terrain.

En ce qui concerne le support, il faut noter que les programmes informatiques sont désormais disponibles en trois versions différentes. Il s’agit de la version mobile, de la version sur tablette et de la version sur ordinateur.

Ce sera donc à vous de choisir le support qui vous convient, selon vos exigences de travail. Toutefois, l’idéal serait d’installer pour vos collaborateurs, un outil fonctionnel sur ces trois supports. Vous pourriez par exemple opter pour un message push qui offre d’ailleurs de nombreux avantages pour la communication interne en entreprise. 

Faire un choix orienté sur les objectifs

Bien souvent, les besoins d’une entreprise sont liés aux objectifs à atteindre. Par conséquent, l’outil de communication doit aider à atteindre efficacement les objectifs fixés. Pour cela, il doit favoriser la cohésion entre les collaborateurs et faciliter le partage des informations. 

Grâce à cet outil, les documents essentiels de travail doivent être centralisés. Ce qui favorisera leur accès permanent et équitable pour l’ensemble des collaborateurs. On pourra alors assister à un travail d’intelligence collective, basé sur des échanges transverses.

Miser sur les fonctionnalités du programme informatique

La performance d’un outil informatique se reconnait à travers ses diverses fonctionnalités. En général, pour les entreprises, les fonctionnalités les plus recherchées sont le tchat et la visioconférence qui permettent des échanges instantanés entre collaborateurs.

La disponibilité d’un annuaire vous permettra d’assurer efficacement la répartition des tâches. Par ailleurs, un chatbot servira à générer des réponses automatiques aux diverses questions des collaborateurs.

Faire une comparaison des meilleurs outils de communication

Une fois que les besoins seront énumérés de façon succincte, vous pourriez dès lors procéder à une comparaison des outils les plus performants. Pour faire les meilleurs choix, basez-vous sur des critères essentiels tels que leurs fonctionnalités de base.

En dehors de celles-ci, il faut également s’attarder sur la durabilité du programme en vérifiant son caractère évolutif. Ce qui sous-entend que l’éditeur devra prévoir un développement de nouvelles fonctionnalités sur le logiciel de communication.

Comme autre critère de sélection du meilleur outil de communication en entreprise, il y a l’ergonomie. Accordez-y une attention particulière, car la prise en main de l’outil par l’ensemble du personnel en dépend. Et puisque vos données seront enregistrées sur le serveur, vérifiez minutieusement le niveau de sécurité de votre logiciel.

En dernier point, demandez une démonstration de tous les outils qui auraient retenu votre attention. Pour limiter au maximum les risques d’un mauvais choix, impliquez vos collaborateurs dans ce test qui peut durer en moyenne quinze jours. 

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